1. Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Xác định hình thức đấu thầu
Đây là bước định hình "luật chơi" và chiến lược để thu hút các nhà thầu có năng lực phù hợp với quy mô dự án.
Phân chia gói thầu: Căn cứ vào tính chất kỹ thuật và trình tự thực hiện để chia dự án thành các gói thầu hợp lý (Gói tư vấn thiết kế, Gói xây lắp, Gói cung cấp thiết bị...).
Lựa chọn hình thức thầu: Xác định phương thức phù hợp như Đấu thầu rộng rãi, Đấu thầu hạn chế, Chỉ định thầu hoặc Chào hàng cạnh tranh dựa trên quy định của pháp luật.
Xác định phương thức lựa chọn: Quyết định sử dụng phương thức "Một giai đoạn một túi hồ sơ" hay "Một giai đoạn hai túi hồ sơ" (tách biệt hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính).
Lập tiến độ đấu thầu: Ấn định các mốc thời gian cụ thể từ lúc phát hành hồ sơ đến khi ký kết hợp đồng.
2. Xây dựng Hồ sơ mời thầu (HSMT) và Tiêu chuẩn đánh giá
Thiết lập "bộ thước đo" công bằng và minh bạch để sàng lọc những nhà thầu đủ tâm và đủ tầm.
Yêu cầu về năng lực & kinh nghiệm: Đưa ra các tiêu chí về số năm hoạt động, các dự án tương tự đã thực hiện và tình hình tài chính của nhà thầu.
Yêu cầu về kỹ thuật: Chi tiết hóa các yêu cầu đối với thiết kế hoặc các thông số kỹ thuật, biện pháp thi công, quy trình quản lý chất lượng và an toàn.
Tiêu chuẩn đánh giá: Xây dựng thang điểm hoặc phương pháp đánh giá (như phương pháp giá thấp nhất, giá đánh giá, hoặc kết hợp kỹ thuật và giá) để so sánh các nhà thầu.
Dự thảo hợp đồng: Soạn thảo các điều khoản then chốt về thanh toán, tạm ứng, bảo hành và trách nhiệm của các bên để đính kèm vào hồ sơ.
3. Tổ chức đấu thầu và Giải đáp thắc mắc
Giai đoạn thực hiện quy trình công khai, đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ nhà thầu hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư.
Phát hành hồ sơ & Tiền đấu thầu: Đăng tải thông tin mời thầu rộng rãi và tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để giải đáp các vướng mắc về mặt kỹ thuật cho nhà thầu.
Quản lý hồ sơ dự thầu: Tiếp nhận, quản lý và bảo mật tuyệt đối các hồ sơ dự thầu của các đơn vị gửi đến trước thời điểm đóng thầu.
Mở thầu công khai: Tổ chức lễ mở thầu theo đúng trình tự pháp luật, ghi nhận các thông tin cơ bản (giá dự thầu, hiệu lực hồ sơ, bảo lãnh dự thầu) dưới sự chứng kiến của các bên liên quan.
4. Đánh giá hồ sơ, Thương thảo và Trao hợp đồng
Phân tích chi tiết các đề xuất để chọn ra đơn vị xuất sắc nhất và hoàn thiện các cam kết cuối cùng.
Đánh giá hồ sơ kỹ thuật: Kiểm tra tính hợp lệ và năng lực kỹ thuật của nhà thầu; loại bỏ những đơn vị không đáp ứng yêu cầu tối thiểu.
Đánh giá hồ sơ tài chính: So sánh giá dự thầu, phân tích các sai lệch (nếu có) và xác định đơn vị có giá đánh giá tốt nhất.
Thương thảo hợp đồng: Làm việc trực tiếp với nhà thầu xếp hạng thứ nhất để làm rõ các chi tiết còn tồn tại, tối ưu hóa giá trị hợp đồng và nhân sự thực hiện.
Phê duyệt & Công bố kết quả: Trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, gửi thông báo trúng thầu và tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.
